Die Digitalisierung der Akten ist für viele Kanzleien der erste große Schritt zu effizienterem Arbeiten. Dieser Leitfaden zeigt die Vorteile, die rechtlichen Rahmenbedingungen und einen praktischen Ablauf, ohne ein bestimmtes Produkt zu empfehlen.
Die Vorteile
- Schneller Zugriff und Volltextsuche statt Suche im Papierarchiv.
- Ortsunabhängiges Arbeiten, etwa im Homeoffice oder bei Gericht.
- Weniger Lagerfläche und ein geringeres Verlustrisiko.
Was rechtlich zu beachten ist
- beA: Das besondere elektronische Anwaltspostfach ist für Anwältinnen und Anwälte Pflicht. Eine digitale Aktenführung sollte den beA-Workflow von Anfang an einbeziehen.
- Ordnungsgemäße Aufbewahrung: Digitale Dokumente müssen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar abgelegt werden. Die geltenden Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten und im Einzelfall zu prüfen. Wichtig: Bestimmte Originale, etwa Vollstreckungstitel, notarielle Urkunden, Testamente und Originalvollmachten, dürfen auch nach dem Scannen nicht vernichtet werden und sind im Original aufzubewahren.
- Datenschutz: Mandantendaten unterliegen der DSGVO und der anwaltlichen Verschwiegenheit (§ 203 StGB). Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Sicherungskopien müssen abgesichert sein.
Ein praktischer Ablauf
- Dokumente mit Texterkennung (OCR) scannen, damit sie durchsuchbar werden.
- Eine klare Ordner- und Benennungsstruktur festlegen.
- Eine revisionssichere Ablage wählen.
- Die Ablage an beA und die Kanzleisoftware anbinden.
Wo KI hilft
- Automatische Verschlagwortung und Texterkennung.
- Schnelles Auffinden von Dokumenten über semantische Suche.
- Erkennung von Fristen und wichtigen Daten in eingescannten Schriftstücken.
Fazit
Eine digitale Aktenführung spart Zeit und schafft Flexibilität, wenn sie von Anfang an beA-konform, datenschutzkonform und revisionssicher aufgesetzt wird. KI beschleunigt das Auffinden und die Erschließung der Dokumente, die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung bleibt bei der Kanzlei.
Wird cloud-gestützte KI eingesetzt, gelten zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und die Verpflichtung des Anbieters zur Verschwiegenheit. Mehr dazu in unserem Beitrag zu Datenschutz in der Kanzlei und § 203 StGB.